طی بیش از دو دهه تحقیق در مورد مدیریت دانش، APQC (مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا) دریافت که افراد، فرآیندها، محتوا/فناوری اطلاعات و استراتژی، عناصر اصلی برای ایجاد و رشد یک برنامه مدیریت دانش پایدار هستند. شما همیشه به افرادی نیاز دارید که رهبری، حمایت مالی و پشتیبانی از اشتراک‌گذاری دانش داشته باشند. علاوه بر این، برای مدیریت و اندازه‌گیری جریان دانش، به فرآیندهای تعریف شده، محتوا و ابزارهای فناوری اطلاعات نیاز دارید که افراد مناسب را در زمان مناسب به محتوای مناسب متصل کند و سرانجام، یک استراتژی روشن و مستند آخرین چیزی است که برای پاسخگویی به مهم‌ترین و فوری‌ترین نیازهای کسب‌وکار احتیاج دارید. حال کمی عمیق‌تر به هر مؤلفه مي‌پردازیم.
افراد
احتمالاً عبارت «افراد، فرایند و فناوری» را شنیده‌اید. حداقل از اوایل دهه 90 میلادی، رهبران سازمانی برای هدایت ابتکارات و تغییرات سازمانی از این پارادایم استفاده می‌کنند (که اغلب از آن به‌عنوان «مثلث طلایی» نیز یاد می‌شود).
ایده این است که اگر روی یک عامل بیش از حد تمرکز کنید، ابتکار شما قطعاً شکست می‌خورد؛ بنابراین ترتیب مهم است: قبل از ورود به فرآیندها و فناوری، باید افراد مناسب را درگیر کنید. وقتی برنامه KM را شروع می‌کنید، به دو نوع افراد نیاز دارید:
- رهبران ارشد برای ارائه حمایت و بینش در استراتژی سازمانی
- ذی‌نفعان چند تخصصی برای هدایت اجرا
حامیان مالی ارشد، یا همان رهبران متعهد کسب‌وکار که منافع زیادی از پیاده‌سازی مدیریت دانش دارند، باید نمایان باشند. اغلب آنها افرادی هستند که زمینه‌های تجاری را با نیازهای اصلی و فوری دانش هدایت می‌کنند (به عنوان مثال، متخصصانی که بازنشسته می‌شوند). در انتخاب ذی‌نفعان چند تخصصی، ابتدا به همکاران خود در زمینه منابع انسانی، فناوری اطلاعات و بهبود فرآیندها نگاه کنید؛ تحقیقات APQC نشان می‌دهد که همکاری با این تخصص‌ها اثربخشی را افزایش می‌دهد.
با رشد مدیریت دانش، اکثر سازمان‌ها یک تیم اصلی مدیریت دانش تشکیل می‌دهند، حامیان و تسهیل‌کنندگان مدیریت دانش را در سراسر کسب‌وکار شناسایی می‌کنند و یک کمیته اجرایی برای ارائه سرپرستی مستمر ایجاد می‌کنند.
شما به افراد متعهد در سطوح مختلف و در زمینه‌های مختلف کسب‌وکار نیاز دارید تا واقعاً اشتراک دانش را در فرهنگ ایجاد کنید. اما این بدان معنا نیست که شما مجبورید هزینه زیادی صرف کنید یا زمان زیادی را از مردم بگیرید؛ مخصوصاً اگر فرآیندهای شما هوشمند باشند، محتوا و زیرساخت فناوری اطلاعات شما دست و پا گیر نیست و استراتژی شما قانع‌کننده است.
فرآیند
در سازمان‌هایی که دارای فرآیندهای مدیریت دانش قوی هستند، دانش مانند منبع آب شهری جریان می‌یابد: وقتی کسی به آن نیاز دارد، فقط شیر آب را می‌چرخاند. تیم مدیریت دانش، مانند یک برنامهریز شهری، می‌داند که چگونه همه چیز در زیر سطح جریان دارد. آنها می‌توانند گلوگاه‌ها را شناسایی کرده، مسیرها را تغییر دهند و ورودی‌ها و خروجی‌ها را اندازه‌گیری کنند. اما کاربر نهایی نیازی به درک نحوه عملکرد همه این موارد ندارد. برای آنها، کسب دانش مورد نیازشان ساده و آسان است.
APQC یک فرایند استاندارد جریان دانش را مشخص کرده است که نحوه جریان دانش در سازمان‌ها را شرح می‌دهد. این یک چرخه هفت مرحله‌ای است:
- ایجاد دانش جدید؛ این امر هر روز، در همه زمان‌ها، در همه زمینه‌های کسب‌وکار اتفاق می‌افتد.
- شناسایی دانش؛ ضروری برای استراتژی و عملیات
- جمع‌آوری دانش؛ تا بتوان آن را با دیگران به اشتراک گذاشت
- مرور دانش؛ برای ارزیابی ارتباط، صحت و کاربرد آن
- به اشتراک گذاشتن دانش؛ از طریق اسناد، پست‌های غیررسمی و فعالیت‌های مشترک
- دسترسی به دانش؛ از طریق مکانیسم‌های کشش (به عنوان مثال: جستجو) و فشار (به عنوان مثال: هشدارها)
- استفاده از دانش؛ برای حل سریع‌تر مشکلات و تصمیم‌گیری آگاهانه
برای تیم‌های KM، نکته اصلی این است که راه‌هایی را برای ایجاد این مراحل در فرآیندهای تجاری که افراد قبلاً هر روز از آنها استفاده می‌کنند، شناسایی کنند.
محتوا/ فناوری اطلاعات
محتوا، هر نوع دانش مستند است؛ از بهترین شیوه‌های بررسی شده تا نکات سریعی که بین همکاران به اشتراک گذاشته می‌شود. محتوا می‌تواند موارد قابل‌استفادهٔ مجدد مانند الگوها و نحوه استفاده از ویدئوها باشد، یا ممکن است اطلاعات نامرتب و بدون ساختار مثل اسناد پروژه باشد. ما محتوا را در کنار فناوری اطلاعات قرار می‌دهیم؛ زیرا زیرساخت‌های فناوری اطلاعات مردم را قادر می‌سازد تا این موارد را ایجاد کنند، در جایی قرار دهند و مجدداً از آن استفاده کنند. اگر مدیریت دانش ندارید، مردم همچنان محتوا را ایجاد و استفاده می‌کنند، اما آنها را در مکان‌هایی قرار می‌دهند که دیگران نمی‌توانند پیدا کنند، موارد قبلی را دوباره ایجاد می‌کنند و یا از محتواهای قدیمی در زمان یا به شکل نادرست استفاده می‌کنند.
برنامه‌های KM مؤثر دارای گردش کار برای ایجاد و بررسی محتوا، طبقه‌بندی محتوا و ابزارهای فناوری برای اتصال افراد به محتوا هستند. سازمان‌های پیشرفته از مدیریت محتوا برای تسهیل همکاری، آشکارسازی نوآوری‌ها و ارائه خودکار محتوا به کارکنان در آموزنده‌ترین لحظات خود استفاده می‌کنند.
استراتژی
هر برنامه مدیریت دانش به یک استراتژی روشن، مستند و مرتبط با تجارت نیاز دارد. شما می‌توانید بهترین ابزارهای فناوری و یک تیم مدیریت هوشمند فوق‌العاده را در اختیار داشته باشید، اما همه این‌ها بدون استراتژی بیهوده خواهد بود. شاید کنیچی اومای بهترین توصیف را داشته باشد: «اگر قایق در مسیر اشتباه حرکت کند، قایقرانیِ سخت‌تر کمک نمی‌کند.»
شما به یک پرونده تجاری سفت و سخت نیاز دارید که درک عمیقی از نیازهای اساسی سازمان شما را نشان دهد. این پرونده باید موارد زیر را مشخص کند:
- ارزش پیشنهادی برای مدیریت دانش (یعنی چگونه مدیریت دانش چالش‌های کسب‌وکار را حل می‌کند)
- ابزارها، رویکردها و نقش‌هایی که برای رسیدن به آن نیاز دارید
- بودجه
- تأثیر مورد انتظار از مدیریت دانش (ROI)
منبع:
https://www.apqc.org/blog/what-are-best-four-components-knowledge-management
