فرایندگرایی، مسيری به سوی رشد سازمان‌ها

حركت از وظيفه گرايي به فرايندگرايي

نتیجۀ تحقیقات نشان می‌دهد که ساختار سازمانی[1] یکی از کلیدی‌ترین عوامل اثرگذار بر بهره‌وری است؛ بنابراین سازمان‌هایی موفق و پایدار خواهند ماند که ضمن تحقق سایر شرایط، بهترین ساختار را برای خود انتخاب کنند. بر حسب تعداد کارکنان، زمان، نوع محصول و… دسته‌بندی‌های متعددی برای ساختارهای سازمانی ارائه شده است، اما در این مقاله از دو دسته‌بندی کلی سنتی (عمودی) و نوین (افقی) استفاده خواهیم کرد و به تشریح سازمان وظیفه‌گرا[2] و فرایندگرا[3] می‌پردازیم.

سازمان وظیفه‌گرا، قدیمی‌ترین شکل ساماندهی

مهم‌ترین ویژگی دیدگاه سنتی، صرف‌نظر از نوع طبقه‌بندی و عنصرمحوریِ آن، تاکید بر لزوم سلسله‌مراتب مشخص، حیطه کنترل و کنترل فعالیت هر سطح پایین‌تر توسط سطح بالاتر است. سازمان وظیفه‌گرا یک نمونهٔ مطرح از دیدگاه سنتی است؛ بنابراین بدیهی است از نظر شکل ساختاری شبیه به آن باشد و قدیمی‌ترین و رایج‌ترین شکل سازماندهی در جهان نیز به شمار می‌رود. در یک ساختار وظیفه‌ای یا کارکردی، معمولاً کل کارهای سازمان بر اساس شباهت، به چند گروه کلی تقسیم و انجام آن به عهده چند بخش یا واحد سازمانی خاص گذاشته می‌شود. تصویر زیر، نمونه‌ای از این ساختار را نشان می‌دهد.

این سازمان‌ها معمولاً دارای ساختاری درخت گونه و هرمی هستند و از چندین سطح و تعداد زیادی عناوین شغلی تشکیل شده‌اند و یکی از دلایل ناکارآمدی این مدل نیز همین تعدد سطوح مدیریتی است. در ادامه به برخی از مزایا و معایب و کاربردهای آن پرداخته می‌شود.

جدول شماره 1- مزایا، معایب و شرایط مناسب برای اجرای ساختار وظیفه‌گرا

مزایا
  • مهارت‌های تخصصی را افزایش می‌دهد.
  • از هرز رفتن و دوباره‌کاری جلوگیری کرده و استفاده تمام‌وقت از منابع را تأمین می‌کند.
  • توان فنی متخصصین را در بخش‌های بزرگ سازمان ارتقاء می‌دهد.
  • به دلیل انتقال تجربیات بالادستان به زیر دستان، عملکرد و برقراری ارتباطات را تسهیل می‌کند.
  • دانش متخصصین را در معرض استفاده سایر افراد هم‌رشته قرار می‌دهد.
معایب
  • بر وظایف روزمره تأکید می‌کند که این امر کلان‌نگری و دورنگری را کاهش می‌دهد.
  • وفاداری مدیران نسبت به جایگاه خود را تقویت می‌کند که این امر قابلیت آنها را برای پذیرش پست‌های ارشد مدیریتی کاهش می‌دهد.
  • همکاری و برقراری ارتباطات بین بخش‌ها را کاهش می‌دهد.
  • وابستگی بین بخشی را چند برابر می‌کند که این امر، ممکن است هماهنگی و برنامه‌ریزی را مشکل سازد.
  • محاسبه نتایج کلی را در سازمان مشکل می‌سازد.
موارد کاربرد
  • محیط قطعی و باثبات
  • سازمان‌های کوچک یا متوسط
  • تکنولوژی متداول، وابستگی متقابل بین وظایف
  • مشخص بودن اهداف و کیفیت فنی اثربخشی سازمان

همانطور که گفته شد، این مدل دارای معایب بسیار است و قدیمی بودن آن باعث شده تا بسیاری از نیازهای مشتریان فعلی و ارزش‌های سازمان‌ها را محقق نکند و از آنجایی‌که سازمان، ساختاری است پیچیده که در محیطی فاقد قطعیت عمل می‌کند و باید به طور مداوم خود را با محیط سازگار سازد، نیازمند رویکردی جدید هستیم؛ یکی از این رویکردها که به نگرش قدیمی کمک می‌کند و دستاوردهای فوق العاده‌ای خواهد داشت، ساختار سازمانی فرایندگرا است.

 

منظور از فرایندگرایی چیست؟

از دیدگاه سیستمی، یک فرایند[4] عبارت است از آن چیزی که ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند و اعمال مدیریت نظام‌مند بر عملکرد فرایندهای جاری در داخل یک سازمان «فرایندگرایی[5]» نامیده می‌شود. این دیدگاه، وظیفه‌ها را به صورت مستقل موردتوجه قرار نداده، بلکه مجموعه‌ی آنها را با تحقق یافتن خواسته مشتری (اعم از داخلی و خارجی) و با ایجاد ارزش افزوده در سازمان در نظر می‌گیرند.

فرايندگرايي

ویژگی‌هایی مشترک سازمان‌های فرایندگرا

 

  • فرایندها به عنوان نیروی محرکهٔ ساختار عمل می‌کنند: این ساختارها بر حول محور تعداد محدودی فرایند اصلی که کار و حرفه سازمان را تعیین می‌کنند شکل می‌گیرند.
  • کار، ارزش افزوده ایجاد می‌کند: کار از طریق حذف وظایف غیرضروری و کاهش لایه‌های مدیریتی ساده می‌شود و با ترکیب وظایف، به نحوی که تیم‌ها بتوانند کل فرایند را به انجام رسانند غنی می‌شوند.
  • تیم‌ها اساس کارند: در یک ساختار مبتنی بر فرایند، تیم‌ها اساسی‌ترین عنصر سازماندهی به شمار می‌روند. تیم هر کاری را، از وظایف اجرایی گرفته تا برنامه‌ریزی استراتژیک، اداره کرده و نوعاً بر خودش اعمال مدیریت می‌کند و نسبت به دسترسی به اهداف سازمان مسئول است.
  • مشتریان نحوه انجام کار را تعیین می‌کنند: رضایت مشتری ابتدایی‌ترین هدف هر تیم است.
  • تیم‌ها بر پایه عملکرد خود پاداش می‌گیرند: میزان تأمین رضایت مشتری و سایر اهداف معین، مبنای ارزیابی عملکرد قرار گرفته و ارزشیابی و اعطای پاداش بر مبنای آن است.
  • تیم ارتباط تنگاتنگی با تأمین‌کنندگان و مشتریان دارند
  • اعضای تیم از آموزش و اطلاعات کافی برخوردارند

 

جدول شماره 2- مزایا، معایب و شرایط مناسب برای اجرای فرایندگرایی

مزایا
  • از منابع برای جلب رضایت مشتری استفاده می‌شود.
  • سرعت و کارایی را اغلب به نحوی شگفت‌انگیز بهبود می‌بخشد.
  • به سرعت با تغییرات محیط سازگار می‌شود.
  • مرزهای بین بخش‌ها را کم‌رنگ می‌سازد.
  • قابلیت جامع‌بینی و کلان‌نگری در کار را افزایش می‌دهد.
  • میزان مشارکت کارکنان را بالا می‌برد.
  • به علت کوچک بودن ساختار عامل سربار، هزینه‌ها را پایین می‌آورد.
معایب
  • ممکن است موجب تهدید مدیران میانی و متخصصین اداری گردد.
  • ایجاد تغییراتی در برداشت‌های مربوط به فرماندهی و کنترل را ایجاب می‌کند.
  • هزینه مواد کمیاب را مضاعف می‌کند.
  • فراگیری مهارت‌ها و آگاهی‌های جدید برای اداره تیم‌ها و روابط افقی ضروری است.
  • زمان لازم برای فرایند تصمیم‌گیری در تیم‎ها ممکن است افزایش یابد.
  • در صورت تعریف نادرست فرایند، ساختار ممکن است کارایی خود را از دست بدهد.
موارد کاربرد
  • شرایط بی‌ثبات
  • سازمان‌های متوسط و بزرگ
  • سازمان‌های دارای اهداف مشتری‌گرا

 

حرکت به سوی فرایندگرایی

همچون هر تغییری نمی‌توان به یکباره تمام روند را از وظیفه محور بودن به فرایندگرایی سوق داد؛ بلکه این روند باید به شکل تدریجی طی شود تا بهترین نتیجه برای سازمان حاصل شود. برای ایجاد چنین موقعیتی، افزون بر تعریف و مستندسازی فرایندهای کسب‌و‌کار، احتیاج به رصد و مدیریت فرایندهای موجود و شاخص‌های موفقیت آن است و این روند جز با مکانیزه‌سازی فرایندهای سازمانی اتفاق نمی‌افتد. این روند تدریجی شامل سه مرحله اصلی می‌باشد:

  • تعریف و یکپارچه کردن فرایندها
  • تعریف و یکپارچه کردن افراد مشارکت‌کننده در فرایند 
  • بهره‌گیری از فناوری‌های پیاده‌سازی آن‌ها

برای مکانیزه‌سازی فرایندها، علاوه بر سیستم‌های اطلاعاتی خاص، باید با استفاده از ابزارهای BPM، زیرسیستم‌های مورد نیاز سازمان ایجاد و توسعه داده شود و با سیستم‌های اطلاعاتی پیاده‌سازی شده، یکپارچه شود و در نهایت با توجه به KPIها، گلوگاه‌های سازمان مشخص شده و فرایندها بهبود یابند.

منابع:

[1] Organizational structure

[2] Functional organization

[3] Process-based organization

[4] Process

[5] Process orientation

بهناز جهانگیر

بهناز جهانگیر

آخرین مطالب

knowledge management
مقالات

۴ مؤلفه اصلی مدیریت دانش

طی بیش از دو دهه تحقیق در مورد مدیریت دانش، APQC (مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا) دریافت که افراد، فرآیندها، محتوا/فناوری اطلاعات و استراتژی، عناصر اصلی برای ایجاد و رشد یک برنامه مدیریت دانش پایدار هستند. شما همیشه به افرادی نیاز دارید که رهبری، حمایت مالی و پشتیبانی از اشتراک‌گذاری

مطالعه بیشتر
collaborative BI
مقالات

هوش تجاری مشارکتی (CBI) چیست؟

اصطلاح «مشارکتی[1]» به گروه سازمان‌یافته‌ای از افراد اطلاق می‌شود که برای دستیابی به یک هدف مشترک تلاش می‌کنند. از سوی دیگر، هوش تجاری فرآیندی است که در آن از فناوری، برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و ارائه اطلاعات کاربردی استفاده می‌شود تا به مجریان، مدیران و سایر کاربران نهایی شرکت‌ها

مطالعه بیشتر

عضویت در خبرنامه