سیستم مدیریت و کنترل پروژه تعاملی ابزاری جهت طراحی و گسترش پروژه است. این ابزار به شما امکان می‌دهد کلیه پروژه‌های سازمانی و یا وظایف تعریف شده برای افراد در شبکه را مشاهده نمایید و در کنار مدیریت این وظایف و پروژه‌ها با دریافت میزان پیشرفت آن‌ها به صورت لحظه‌ای از میزان تحقق اهداف خرد و کلان در سطح سازمان مطلع شوید.

کارکردهای سیستم مدیریت و کنترل پروژه

کارکردهای سیستم مدیریت و کنترل پروژه مطابق با نیازمندی‌های کسب و کار تعریف می‌شود. در ادامه به برخی از اصلی‌ترین کارکردهای سامانه مدیریت پروژه می‌پردازیم:

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه (Project Planning/Scheduling)

پایه‌ای‌ترین کارکرد سیستم‌های مدیریت پروژه قابلیت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه است. در چنین سامانه‌ای باید امکان تعریف فعالیت‌ها و زیرفعالیت‌های پروژه در قالب نمودار ساختار شکست کار (WBS) وجود داشته باشد. پس از طراحی فعالیت‌ها نوبت به ایجاد رابطه‌‌های پیش نیازی / پس نیازی بین فعالیت‌ها می‌رسد. در نهایت باید ثبت درصد پیشرفت و مدیریت پیشرفت زمانی برای فعالیت‌ها درنظر گرفته شود.
نکته‌ای که بین سامانه‌های محلی و تعاملی تفاوت ایجاد می‌کند، قابلیت مشارکت افراد مختلف در فرآیند مدیریت پروژه است؛ لذا قابلیت‌های ارجاع فعالیت به کاربران و نظارت بر فعالیت‌ کاربران از خدمات اصلی این سامانه‌ها است.

مدیریت فعالیت (Task Management)

رویکردهای نوین مدیریت پروژه به سمت مدیریت پروژه چابک (Agile) در حال حرکت است. برای موفقیت در اجرای متد چابک می‌توان از ابزارهایی کمک گرفت. یک دسته از این ابزارها، نرم‌افزارهای مدیریت تیم هستند که با در نظر گرفتن روش‌های نوین مدیریت، طراحی شده‌اند. یک سامانه مدیریت و کنترل پروژه جامع علاوه بر ابزار مدیریت سنتی پروژه باید قابلیت مدیریت پروژه مبتنی بر رویکرد چابک را نیز پشتیبانی کند.
این ابزار وظیفه تعریف فعالیت‌ جدید و ارجاع آن به کاربران را برعهده دارد. تعریف وضعیت‌های مختلف برای کارها و اولویت‌بندی و مدیریت زمان از کارکردهای مهم این بخش می‌باشد.

مدیریت منابع (Resource Management)

در هر پروژه منابع مختلف جهت تحقق اهداف آن به کار گرفته می‌شوند. این منابع انواع گوناگونی دارند مانند؛ مالی، نیروی انسانی و تجهیزات. مدیریت منابع یک کارکرد مهم پلتفرم مدیریت پروژه است. امکان تعریف منابع مختلف، تخصیص منبع به فعالیت‌ها، مدیریت یکپارچه حجم کاری منابع و… از زیرکارکردهای مهم این بخش می‌باشد.

مدیریت هزینه (Cost Management)

یکی از منابع اصلی در هر پروژه منابع مالی است، به دلیل اهمیت بالای این منبع معمولاً مباحث مربوط به مدیریت هزینه به صورت جداگانه در ماژول‌های مدیریت پروژه بررسی می‌شود. تهیه صورت وضعیت، مدیریت ارزش کسب شده (EV) از وظایف اصلی این ماژول می‌باشد.

مدیریت ریسک (Risk Management)

مدیریت ریسک پروژه عبارت است از کلیه فرایندهای مرتبط با شناسایی، تحلیل و پاسخگویی به هرگونه عدم اطمینان که شامل حداکثری نتایج رخدادهای مطلوب و به حداقل رساندن نتایج وقایع نامطلوب می‌باشد. معمولاً در این بخش انواع ریسک‌های پروژه، احتمال وقوع، محرک‌ها و تأثیرات ممکن و هزینه بر روی پروژه در صورت وقوع بررسی می‌شود.

مقایسه نرم‌افزارهای EPM

در ادامه به ارزیابی برخی از پلتفرم‌های متن باز (opensource) مدیریت و کنترل پروژه خارجی در کارکردهای اصلی و زیرکارکردهای آن می‌پردازیم:

این نکته قابل یادآوری است که اولین نرم‌افزار مورد ارزیابی project server می‌باشد که از مشهورترین راهکارهای مدیریت و کنترل پروژه سازمانی موجود بوده و متن باز نیست و به عنوان معیاری برای ارزیابی سایر پلتفرم‌های متن باز در این جدول آورده‌ شده است.

EPM-opensource