طبیعی است که هر فروشگاه، تولیدکننده و … نیاز به خرید و دریافت کالاها و اقلامی دارد که که این مهم می‌بایست توسط سیستم مدیریت و کنترل موجودی آن مرتفع گردد. مقصود از سیستم مدیریت و کنترل موجودی آن است که سفارش‌های مواد به گونه‌ای صورت پذیرد که هزینه‌های سیستم کمینه شده و حداکثر سود حاصل شود. این هزینه‌ها می‌تواند شامل هزینه‌های سفارشات، هزینه‌های خرید، هزینه‌های نگهداری، هزینه‌های کمبود، سود از دست‌رفته و … باشد. هدف اصلی کنترل موجودی، بیشینه کردن میزان سود در کنار کمینه کردن میزان سرمایه‌‌گذاری در ذخیره‌کردن موجودی است به نوعی که بر سطح رضایت‌‌مندی مشتری تأثیری نداشته باشد.
سیستم مدیریت سفارش‌ها برای تهیه موجودی به دوگونه کلی می‌تواند مدیریت شود. حالت اول آن است که خریدار مدیریت موجودی و انبار خود را بر عهده گیرد (Buyer-managed inventory). حالت دوم نیز به صورتی است که خریدار، مدیریت موجودی هر قلم کالای خود را به یک تأمین‌کننده (Vendor-managed inventory) بسپارد. بدین منظور لازم است توافقات جامع و دقیقی صورت پذیرد و فروشنده به اطلاعات لحظه‌ای انبار خریدار دسترسی داشته باشد تا بر مبنای توافقات انجام‌شده تولید، تأمین و ارسال کالا را اجرا نماید. در ادامه سعی می‌شود که این دو روش به طور دقیق‌تری معرفی شوند.
مدیریت موجودی توسط خریدار (BMI)
همانطور که پیش از این ذکر شد، سفارشات در این حالت بر مبنای نظر خریدار صورت می‌گیرد. در حالت کلی از این روش، خریدار نوع کالای مورد نیاز، تعداد، تاریخ مورد نظر برای دریافت کالا و سایر اطلاعات ضروری از سفارش خود را به فروشندگان اعلام نموده و اطلاعاتی نظیر قیمت، موجودی قابل تحویل توسط فروشندگان و … را از آن‌ها دریافت می‌کند. این فرایند (همراه با مذاکره) می‌تواند به دفعات تکرار شود. بدین منظور لازم است تا بستری برای پیاده‌سازی تعاملات میان خریدار و فروشندگان فراهم باشد. چرخه تعاملات میان فروشندگان و خریدار تا اخذ تصمیم نهایی ادامه می‌یابد.
استفاده از این روش فواید ذیل را خواهد داشت:
- منظم شدن عملیات تأمین
- منظم‌تر شدن روند خرید کالا
- کنترل کردن نوسانات تقاضا
- صرفه‌جویی در منابع مالی
- عدم نیاز به اشتراک اطلاعات با فروشنده
- امکان انتخاب از میان فروشندگان مختلف
برای آنکه یک سفارش خرید به روش BMI صورت پذیرد، لازم است که فرایندهای مشخصی برای اجرای آن مطابق ذیل تعریف شده باشد:
مدیریت تأمین‌کنندگان: از آنجا که در حوزه تأمین، نیاز به ارتباطات با فروشندگان مختلف، به شدت احساس می‌شود؛ می‌بایست یک بانک اطلاعات از تأمین‌کنندگان وجود داشته باشد تا ارزیابی تأمین‌کنندگان صورت پذیرفته و امکان تعامل بهینه با آن‌ها ممکن باشد.
اطلاعات پایه کالا و خدمات: می‌بایست فرایندهایی مطابق با نیازمندی‌های مجموعه برای ثبت اطلاعات کالاها، خدمات و همچنین کدینگ آن‌ها وجود داشته باشد.
فرآیند درخواست کالا: همانطور که پیش از این گفته شد، می‌بایست درخواست کالا به شکل واحد و از پیش‌تعیین شده صورت پذیرد؛ تعاملات با فروشنده ادامه یابد تا در نهایت منجر به ارائه یک سفارش نهایی شود. همچنین لازم است که دو طرف سفارش، اطلاعات شفاف سفارش انجام‌شده را داشته باشند.
فرآیند دریافت کالا، صدور فاکتور و تسویه: پس از ثبت سفارش، لازم است که کالا در زمان مشخص شده از فروشنده تحویل گرفته شود و فرایندهای تسویه حساب و … صورت پذیرد.
مدیریت موجودی توسط تأمین‌کننده (VMI)
مدلی است که در آن، تأمین‌کننده مسئوليت پاسخگويی به تقاضای مشتريان را بر عهده دارد. در اين مدل به‌جای آنکه مشتری (خریدار) ميزان موجودی خود را کنترل نموده و اقدام به سفارش‌دهی نمايد، تأمین‌کننده (فروشنده) اين کار را انجام مي‌دهد . در اين روش، خریدار، با دادن اطلاعات مهم و ضروری به فروشنده، وی را قادر می‌سازد که مقدار کالای توليدی خود را بهتر و دقيق‌تر برآورد كند. این سیستم دارای یکپارچگی بیشتری نسبت به سیستم قبلی است اما نیازمند سطح بالایی از اعتماد میان خریدار و فروشنده است. این روش اولین بار در صنعت خواروبار توسط شرکت Procter & Gamble به عنوان فروشنده و Wal-Mart به عنوان خریدار به کار گرفته شده است.
مزایای استفاده از این روش مطابق ذیل است:
- منظم شدن عملیات
- منظم‌تر شدن روند خرید کالا
- کنترل کردن نوسانات تقاضا
- صرفه‌جویی در منابع مالی
- هزینه کمتر نسبت به روش BMI
- به اشتراک گذاشتن ریسک تأمین با فروشنده
در نرم‌افزار مدیریت زنجیره تأمین سجایانگار، امکانات مدیریت یکپارچه تأمین مواد اولیه بر اساس الگوهای BMI و VMI در نظر گرفته شده است.