نتیجۀ تحقیقات نشان می‌دهد که ساختار سازمانی[1] یکی از کلیدی‌ترین عوامل اثرگذار بر بهره‌وری است؛ بنابراین سازمان‌هایی موفق و پایدار خواهند ماند که ضمن تحقق سایر شرایط، بهترین ساختار را برای خود انتخاب کنند. بر حسب تعداد کارکنان، زمان، نوع محصول و… دسته‌بندی‌های متعددی برای ساختارهای سازمانی ارائه شده است، اما در این مقاله از دو دسته‌بندی کلی سنتی (عمودی) و نوین (افقی) استفاده خواهیم کرد و به تشریح سازمان وظیفه‌گرا[2] و فرایندگرا[3] می‌پردازیم.
سازمان وظیفه‌گرا، قدیمی‌ترین شکل ساماندهی
مهم‌ترین ویژگی دیدگاه سنتی، صرف‌نظر از نوع طبقه‌بندی و عنصرمحوریِ آن، تاکید بر لزوم سلسله‌مراتب مشخص، حیطه کنترل و کنترل فعالیت هر سطح پایین‌تر توسط سطح بالاتر است. سازمان وظیفه‌گرا یک نمونهٔ مطرح از دیدگاه سنتی است؛ بنابراین بدیهی است از نظر شکل ساختاری شبیه به آن باشد و قدیمی‌ترین و رایج‌ترین شکل سازماندهی در جهان نیز به شمار می‌رود. در یک ساختار وظیفه‌ای یا کارکردی، معمولاً کل کارهای سازمان بر اساس شباهت، به چند گروه کلی تقسیم و انجام آن به عهده چند بخش یا واحد سازمانی خاص گذاشته می‌شود. تصویر زیر، نمونه‌ای از این ساختار را نشان می‌دهد.
این سازمان‌ها معمولاً دارای ساختاری درخت گونه و هرمی هستند و از چندین سطح و تعداد زیادی عناوین شغلی تشکیل شده‌اند و یکی از دلایل ناکارآمدی این مدل نیز همین تعدد سطوح مدیریتی است. در ادامه به برخی از مزایا و معایب و کاربردهای آن پرداخته می‌شود.
جدول شماره 1- مزایا، معایب و شرایط مناسب برای اجرای ساختار وظیفه‌گرا |
|
| مزایا |
|
| معایب |
|
| موارد کاربرد |
|
همانطور که گفته شد، این مدل دارای معایب بسیار است و قدیمی بودن آن باعث شده تا بسیاری از نیازهای مشتریان فعلی و ارزش‌های سازمان‌ها را محقق نکند و از آنجایی‌که سازمان، ساختاری است پیچیده که در محیطی فاقد قطعیت عمل می‌کند و باید به طور مداوم خود را با محیط سازگار سازد، نیازمند رویکردی جدید هستیم؛ یکی از این رویکردها که به نگرش قدیمی کمک می‌کند و دستاوردهای فوق العاده‌ای خواهد داشت، ساختار سازمانی فرایندگرا است.
منظور از فرایندگرایی چیست؟
از دیدگاه سیستمی، یک فرایند[4] عبارت است از آن چیزی که ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند و اعمال مدیریت نظام‌مند بر عملکرد فرایندهای جاری در داخل یک سازمان «فرایندگرایی[5]» نامیده می‌شود. این دیدگاه، وظیفه‌ها را به صورت مستقل موردتوجه قرار نداده، بلکه مجموعه‌ی آنها را با تحقق یافتن خواسته مشتری (اعم از داخلی و خارجی) و با ایجاد ارزش افزوده در سازمان در نظر می‌گیرند.
ویژگی‌هایی مشترک سازمان‌های فرایندگرا
- فرایندها به عنوان نیروی محرکهٔ ساختار عمل می‌کنند: این ساختارها بر حول محور تعداد محدودی فرایند اصلی که کار و حرفه سازمان را تعیین می‌کنند شکل می‌گیرند.
- کار، ارزش افزوده ایجاد می‌کند: کار از طریق حذف وظایف غیرضروری و کاهش لایه‌های مدیریتی ساده می‌شود و با ترکیب وظایف، به نحوی که تیم‌ها بتوانند کل فرایند را به انجام رسانند غنی می‌شوند.
- تیم‌ها اساس کارند: در یک ساختار مبتنی بر فرایند، تیم‌ها اساسی‌ترین عنصر سازماندهی به شمار می‌روند. تیم هر کاری را، از وظایف اجرایی گرفته تا برنامه‌ریزی استراتژیک، اداره کرده و نوعاً بر خودش اعمال مدیریت می‌کند و نسبت به دسترسی به اهداف سازمان مسئول است.
- مشتریان نحوه انجام کار را تعیین می‌کنند: رضایت مشتری ابتدایی‌ترین هدف هر تیم است.
- تیم‌ها بر پایه عملکرد خود پاداش می‌گیرند: میزان تأمین رضایت مشتری و سایر اهداف معین، مبنای ارزیابی عملکرد قرار گرفته و ارزشیابی و اعطای پاداش بر مبنای آن است.
- تیم ارتباط تنگاتنگی با تأمین‌کنندگان و مشتریان دارند
- اعضای تیم از آموزش و اطلاعات کافی برخوردارند
جدول شماره 2- مزایا، معایب و شرایط مناسب برای اجرای فرایندگرایی |
|
| مزایا |
|
| معایب |
|
| موارد کاربرد |
|
حرکت به سوی فرایندگرایی
همچون هر تغییری نمی‌توان به یکباره تمام روند را از وظیفه محور بودن به فرایندگرایی سوق داد؛ بلکه این روند باید به شکل تدریجی طی شود تا بهترین نتیجه برای سازمان حاصل شود. برای ایجاد چنین موقعیتی، افزون بر تعریف و مستندسازی فرایندهای کسب‌و‌کار، احتیاج به رصد و مدیریت فرایندهای موجود و شاخص‌های موفقیت آن است و این روند جز با مکانیزه‌سازی فرایندهای سازمانی اتفاق نمی‌افتد. این روند تدریجی شامل سه مرحله اصلی می‌باشد:
- تعریف و یکپارچه کردن فرایندها
- تعریف و یکپارچه کردن افراد مشارکت‌کننده در فرایند
- بهره‌گیری از فناوری‌های پیاده‌سازی آنها
برای مکانیزه‌سازی فرایندها، علاوه بر سیستم‌های اطلاعاتی خاص، باید با استفاده از ابزارهای BPM، زیرسیستم‌های مورد نیاز سازمان ایجاد و توسعه داده شود و با سیستم‌های اطلاعاتی پیاده‌سازی شده، یکپارچه شود و در نهایت با توجه به KPIها، گلوگاه‌های سازمان مشخص شده و فرایندها بهبود یابند.
منابع:
- رحمان‌زاده، محمد. (1382). ” كتاب سازمان فرایندگرا و پارادایم‌های سازمانی”. تهران: نشر اجتماع
- ادریسی، نعمت‌الله؛ عطاردی، محمدرضا. (1383). “از وظیفه‌گرایی تا فرایندگرایی”. مجله توسعه مدیریت. شماره 60
- https://jahanmodir.com/process-and-structure/
- https://www.orgcharting.com/functional-structure-disadvantages/
- https://www.systemgroup.net/knowledge-network/
- https://modiresabz.com/
- https://www.igrafx.com/solutions/process-modeling/
- https://ebpm.ir/25418
[1] Organizational structure
[2] Functional organization
[3] Process-based organization
[4] Process
[5] Process orientation